Отказное письмо

Контроль качества товаров чрезвычайно важен и должен осуществляться на территории любого государства. Существуют требования, по которым различные товары проходят обязательную сертификацию. Но есть такие виды продукции, которые не нуждаются в данной процедуре. Тогда потребуется особый документ, подтверждающий это.

Как получить отказное письмо

Отказное письмо является официальным документом, который можно получить в аккредитованной сертификационной организации. В нем содержится информация, что продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию по ГОСТу и техническим регламентам Таможенного союза.

Данный документ применяется к отдельным видам продукции и имеет разъяснительный характер. По сути это справка. Значит, этот документ не нужен, чтобы продавать товарно-материальные ценности. На таможне никто не вспомнит о нем, если продукция не входит в перечень товаров, обязательных для сертификации. Поэтому оформление отказного письма происходит при желании представителей бизнеса. Ранее выдавались отказные письма Роспотребнадзора, но с июля 2010-го они были отменены.

Отказные письма выдаются юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Частное лицо получить его не может. Владельцем документа может быть только одна организация, передавать его третьим лицам нельзя.

Получить бесплатную консультацию у эксперта центра сертификации

Виды отказных писем

Отказные письма можно разделить на две категории:

1. Для торговли. Требуется для предъявления покупателям или проверяющим органам. Можно попытаться объяснить устно, но гораздо проще представить документ, подтверждающий, что определенный товар не подлежит сертификации. Данный вид письма действителен на всей территории Российской Федерации. Но на таможне он не имеет никакой силы. Покупатель или представитель проверяющих органов вправе попросить представить документы по пожарной сертификации. В случае если продукция не подлежит обязательной сертификации, действуют отказные письма.

2. Для таможни. Ситуация аналогичная. Чтобы избежать запросов в центр сертификации, необходимо представить отказное письмо. Таможня строго следит за качеством товаров, пересекающих границу России. Поэтому при отсутствии сертификата соответствия необходимо представить отказное письмо, подтверждающее, что товар не подлежит сертификации.

Оба вида не сильно отличаются друг от друга. Основное существенное отличие состояло в том, что на таможне необходимо было представить письма, выданные Министерством промышленности и торговли. С 2010 года выдачей этих документов занимается Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации.

Для иных целей, например для информационного стенда, отказное письмо можно получить в любой организации, имеющей право на выдачу данного документа.

Как оформить отказное письмо

Для получения документа необходимо отправить в аккредитованную компанию специальный запрос-заявку, где указывается, на какую продукцию нужно письмо и для каких целей. Также потребуются документы, содержащие информацию об организации, а именно:

• название;
• реквизиты (ИНН, ОГРН и т. п.).

Чтобы получить отказное письмо для торговли, заявку следует дополнить информацией о продукции, указать ее описание (состав, сфера использования), характеристики и код ОКП, если таковой имеется. Для отказных писем, предъявляемых на таможне, к заявке нужно приложить не только описание, но и контракт, инвойс, а также указать код ТН ВЭД при его наличии. Для определенной продукции требуется указать определенную информацию.

• Для гуманитарных грузов — документация, подтверждающая, что это именно гуманитарная помощь.
• Для запчастей — сертификат на готовое изделие.
• Для БАДов и пищевых добавок — регистрация, содержащая экспертное заключение.
• Для иммуноглобулинов — удостоверение о регистрации Минздравсоцразвития.
• Для оборудования — технические документы.

Сначала организация проверяет все данные, затем, после их утверждения, выдаётся оригинал отказного письма, который можно получить по почте или непосредственно в аккредитованной организации. Также высылается копия документа.

Срок действия отказного письма

Срока действия у данного документа нет. Он является действительным, пока в «Едином перечне товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия» не появятся изменения, или пока в Таможенном союзе не появятся новые технические требования. Чаще всего на документе все же стоит дата действия — как правило, один год. Для таможни отказные письма выдаются на каждую новую партию продукции.

Переоформить отказное письмо придется в следующих случаях.

1. У организации поменялось название, юридический адрес, реквизиты или сменился руководитель.
2. Изменился ассортимент выпускаемой продукции, появились новые виды.
3. Были внесены изменения в упомянутый выше перечень продуктов, подлежащих сертификации. Тогда в новом отказном письме указывается ссылка на нормативный акт к Постановлению Правительства номер 982. Для таможни требуется указать наименование изменённого технического регламента.
4. Указанная торговая марка была изменена. При этом марку указывать не нужно, достаточно типа изделия, его кодов. По этим данным не составит труда его идентифицировать.

Стоимость и сроки оформления отказного письма

За оформление отказного письма придется заплатить. Сумма составит не более трёх тысяч рублей. Иногда стоимость зависит от количества товаров в бланке письма. Срок изготовления колеблется от одного дня до недели. Цена и срок зависят от организации, занимающейся оформлением. Во Всероссийском научно-исследовательском институте сертификации придется доплатить за срочность.

Составление документа

Единого бланка для отказных писем на сегодняшний день не существует, поэтому они оформляются в произвольной форме. Так что внешний вид документа зависит от фирмы, занимающейся оформлением. Главное, чтобы письмо соответствовало всем нормам и правилам делопроизводства и документооборота.

Следует учесть, что в бланке должна содержаться следующая информация:

• название организации, выдающей документ, ее контактные данные;
• название компании, для которой он оформляется;
• исходящий номер письма и дата его составления;
• информация о том, что данная продукция не подлежит сертификации.

При этом одно отказное письмо может быть составлено для целого ряда товаров.

Нет определенных регламентов к заполнению бланка, он может быть на обычной бумаге или фирменном образце организации. Самое главное — наличие подписи ответственного лица. Не факсимиле, а именно подписи. Также обязательно указание должности этого лица. Подлинность документа гарантируется наличием печати организации, занимающейся оформлением. Для таможенных отказных писем нужны специальные бланки, которые заверяются печатью Всероссийского научно-исследовательского института.

Организация, сформировавшая документ, обязана внести его в журнал исходящей документации. Получить отказное письмо можно лично в организации, по почте или через службу курьерской доставки.

Отказное письмо на пожарный сертификат

Особое внимание следует уделить этому виду документации. Данный документ выдаётся органами по пожарной сертификации, получившими аккредитацию в МЧС. Он подтверждает, что продукция не подлежит оформлению сертификата пожарной безопасности.

Чтобы получить такое отказное письмо, необходимо представить описание продукции, указать свои данные и код ОКП.

Такой вид отказных писем, как и другие виды, оформляется добровольно, чтобы при отсутствии сертификата пожарной безопасности подтвердить, что товар в нем не нуждается. Такие документы нужны для торговли.

Итак, подведем итоги. Отказное письмо — официальный документ, оформляемый на добровольной основе. Он нужен, чтобы упростить процедуру проверки определенной продукции. Существуют документы для осуществления торговли на территории России, включающие в себя отказные на пожарный сертификат. А также есть письма для таможни, действующие при транспортировке определенной продукции. Получить отказное письмо несложно, необходимо предъявить перечень документов в организацию, занимающуюся оформлением отказных писем - центр сертификации. Следует запомнить, что документы для таможни можно получить только во Всероссийском научно-исследовательском институте сертификации.