Отказное письмо

Отказное письмо это официальный ответ на запрос компании в центр сертификации. Отказное письмо должно содержать информацию об обязательной сертификации продукции данной компании. Это письмо напрямую ссылается на нормативно-правовые акты, в которых имеются положения о необходимости декларирования и сертификации.

Данный документ выписывается чаще всего в отношении определенных видов продукции и имеет справочный характер.

У отказного письма нет единой утвержденной формы, оно оформляется на бумаге формата А4 и вполне может включать в себя целый список продукции. Подтверждается данный документ печатью структуры, его выдавшей. Документ подписывается ответственным лицом с указанием должности последнего. Важно помнить, что недопустимо при оформлении отказных писем использование отпечатков подписей.

Главное требование письма в том - чтобы формат отказного письма соответствовал установленным принципам бизнес- производства и документообороту. После этого оформления, отказное письмо может фиксироваться в журнале документации с присвоением исходящего номера.

Передать отказное письмо можно различными путями: напрямую представителю компании-заявителя, при посещении офиса структуры, выдавшей его, заказным отправлением с обратным уведомлением посредством почты, службы курьерской доставки.

Итак, данный документ после правильного оформления заявки есть возможность выдать юридическому лицу, либо индивидуальному предпринимателю.

Нужно заметить, что частное лицо не может его получить отказное письмо. Не следует забывать, только одно юридическое лицо имеет право быть держателем отказного письма, факт передачи письма третьим лицам автоматически аннулирует его законную силу.

Период действия документа - отказного письма в основном ограничивается продолжительностью действия законодательных актов, на них же ссылается  это письмо.

Реже его выдают сроком на один год. Отказные письма без ограничения срока действия зачастую выдаются на партии уже готовой продукции.

Как правило, эта услуга - оформление отказного письма является платной, стоимость обусловливается от количества в списке позиций.

Условно по предназначению все документы (они же отказные письма) можно подразделить на два типа:

• отказные письма для таможенного комитета;

• отказные письма, для торговых организаций.

Заявление на получение отказного письма

Для того, чтобы оформить отказное письмо заинтересованная сторона (чаще всего торговая компания) направляет в учреждение, уполномоченное на выпуск подобного рода документов, запрос-заявку, в которой обязательно указывает тип продукции, в отношении которой требуется справочная информация, и цели получения документа. В заявке также указывается информация о заявителе, а именно: полное название организации и ее реквизиты.

В том случае, если заинтересованной стороной выступает предприятие связанное с торговлей, то к запросу прикладывается исчерпывающее описание продукции с ее характеристиками, код ОКП (если таковой имеется).

Когда необходимо получение отказного письма для органов таможни, то к заявке необходимо приложить: очень подробное описание товара, инвойс (документ, который продавец обязан представить по требованию покупателя, содержащий перечень продукции, ее количество и стоимость, по которой она продана, характеристики продукции, условия сделки и т.д.), контракт на поставку, код ТНВЭД (если он есть).

Для чего необходимо отказное письмо

Так называемый документ – отказное письмо, как было указано выше, относится к справочной документации, а следовательно, не является обязательными при реализации товаров и услуг. Таможенные органы тоже в подавляющем большинстве не станут настаивать на представлении данной документации, если продукция не внесена в список - который подлежит обязательному декларированию или сертификации.

В силу того, что получить и иметь отказные письма является скорее правом, а не требованием для юридических лиц и ИП, никто не имеет законного права требовать их представления, за исключением случаев, когда такой пункт прописан в договоре сторон. В свете всего вышеизложенного можно понимать - отказное письмо является документом, получаемым на добровольных началах.

Особенности содержания отказного письма

Необходимо, чтобы в структуре отказного письма отображались нужные сведения. А именно: полное наименование учреждения, выдавшего документ, с указанием контактов, название адресата, дата оформления и исходящий номер. Далее нужно отметить, что список продукции, в отношении которой оформляется отказное письмо, практически не имеет ограничений, собственно суть документа — это информация, что декларирование и сертификации запрошенной продукции не являются обязательными.