Электронные подписи

Сегодня заключение крупных сделок с закреплением синими печатями стало невозможно физически, и теперь уже даже самые консервативные организации переходят на электронный документооборот.

Многих интересует вопрос, на какую нормативную базу можно ссылаться при подписании договоров и иных документов электронным способом.

Ст. 160 ГК РФ

Соглашение в письменном виде должно быть составлено с учетом содержания сделки и подписано уполномоченными лицами.

Письменная форма соглашения составляется в таком же порядке, даже если она будет подписана электронно или с помощью других специальных технических средств, которые позволяют воспроизвести соглашение на любом из носителей в первоначальном виде, отражает его первичное содержание. При этом требование к подписи является исполненным в том случае, если для этого используется любой из способов, который способен идентифицировать лицо, уполномоченное заключить соглашение.

Ст. 434 ГК РФ

Сделка считается действительной, когда соглашение заключено в любой форме, которая предусмотрена законодательством для совершения таких сделок, если закон не устанавливает конкретную форму и порядок заключения такого соглашения.

В том случае, если стороны решили заключить соглашение, выбрали форму, оно признается заключенным после того, как стороны составили такую форму, хотя законодательством такая форма не установлена.

При заключении договора в письменной форме такой договор может быть заключен после составления документа, в т. ч. в электронной форме. Документ должен быть подписан сторонами и направлен ими друг другу на подпись по почте, с помощью сервиса электронного документооборота и иными способами, которые не противоречат ГК РФ.

Ст. 438 ГК РФ

Акцепт — ответ лица о принятии договора-оферты.

Проще говоря:

• Разрешено применять технические и электронные устройства (ПЭП, галочки).
• Подтверждение личности лица, которое выражает волю.
• Способ идентификации лица, которое выражает волю, регулируется договором.
• Содержание соглашения должно быть отражено на бумаге.

Как подписать документ

1. Простая электронная подпись (ПЭП), например:

• Логин/пароль.
• Галочка.
• Проверочный код из СМС-сообщения.
• Код идентификации, полученный по электронной почте.
• Адрес электронного почтового ящика.

Нюансы

• Для подписания договора нужно приложить соглашение о наличии бумажного экземпляра, подписанного собственноручно.
• Невозможно наверняка подтвердить, кому принадлежит подпись.
• Запрещено подписывать отчетность для государственных ведомств, а также счета-фактуры.

Область применения электронных подписей

Простая электронная подпись широко применяется при оформлении онлайн-займов, при покупке товаров и услуг. Данную подпись физические лица чаще всего используют для совершения банковских операций, а также получения государственных услуг на портале «Госуслуги». Предприятия могут использовать ПЭП при внутреннем документообороте для того, чтобы идентифицировать лицо. Данная операция производится посредством корпоративного почтового ящика. Также данной подписью можно уплатить штраф из ГИБДД.

Важно помнить! Сегодня существует обширная история судебных тяжб по признанию документов, которые скреплены ПЭП, недействительными.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Нюансы

• Данная подпись получена посредством криптографического воспроизведения информации с применением ключа электронной цифровой подписи.
• Оснащена средней степенью защиты.
• С помощью УНЭП можно определить, кто подписал документ.
• Распознает внесенные правки после подписания документа.
• Для использования необходим сертификат ключа, который подтверждает принадлежность ключа конкретному владельцу.
• Генерируется с помощью шифровальных средств.

Существенное отличие от ПЭП — УНЭП имеет защитную функцию из-за наличия криптографических элементов. Такая подпись более безопасна и дает гарантии принадлежности данной подписи конкретному лицу, а также гарантирует неизменность первоначального вида документа. Однако можно поспорить, что УНЭП превосходит во всем ПЭП, так как квалифицированная подпись достаточно затратна в использовании, требует совершения множества действий, чтобы проверить данный сертификат.

Область применения УНЭП

Необходима сотрудникам организаций для обмена документами с партнерскими предприятиями, внутреннего документооборота, для подписания справок, приказов и пр. Широко распространена для подписания электронных документов, потому что позволяет определить подписанта, а также проверить документ на наличие правок.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Нюансы

Схожа с УНЭП, но имеет дополнительные расширения функций:

• Ключ ЭЦП прописан в квалифицированном сертификате.
• При проверке ЭЦП используются средства, которые установлены требованиями Федерального закона «Об электронной подписи».
• Документ имеет ту же юридическую силу, что и тот, который подписан собственноручно и скреплен печатью.
• Можно применять свободно, без дополнительных соглашений и правил.
• Есть возможность отследить, какой сотрудник подписал документ и менялся ли документ после подписания.
• Обладает высокой степенью защиты, так как его можно приобрести только в специальном удостоверяющем центре.

Область применения УКЭП

УКЭП является обязательной для некоторых видов отчетности. К ним относятся:

• ежегодная годовая бухгалтерская отчетность в Росстат;
• формы деклараций РСВ-1 для пенсионного фонда;
• налоговые декларации;
• электронные счета-фактуры согласно налоговому законодательству Российской Федерации;
• постановка/снятие на учет в налоговом органе;
• возврат денежных средств или зачет суммы налога;
• участие в электронных аукционах, проводимых в электронной форме.

4. Конклюдентные операции

К таким операциям относятся:

• верификационные платежи;
• исполнение действий, прописанных в соглашении.

Нюансы

• Для применения таких операций необходимо, чтобы эти действия были прописаны сторонами в соглашении, а также продублированы в соглашении на бумажном носителе, скреплены подписью и печатью.
• Запрещено подписывать отчетность для государственных органов, счета-фактуры.

Область применения

Часто применяется на рынке с потребителями, для получения займов в электронной форме, а также при оплате товаров и услуг. Может фигурировать в отношениях юридических лиц, например для оплаты счетов.

Важно помнить! Судебная практика имеет большую базу судебных тяжб по признанию документов, подписанных конклюдентными действиями, недействительными. Таким образом, какую бы электронную подпись вы ни выбрали, важно учитывать все нюансы и область применения таких подписей, чтобы избежать непредвиденных последствий в виде подлога документов и судебных тяжб.